Organiser un évènement musical ponctuel

En tant que musicien, il peut arriver que l'on vous sollicite pour mettre en place une animation musicale (de quelques morceaux) pour un évènement particulier (spectacle, animation privée, mariages et autres anniversaires...).

Ce type d'évènement ponctuel vous fait sortir de votre environnement musical habituel: vous ne connaissez pas forcément les morceaux, ni les musiciens avec qui vous allez devoir jouer et encore moins les conditions matérielles et acoustiques que vous rencontrerez à cette occasion.  Malgré ce vous allez devoir vous y préparer, ce qui vous allez le voir nécessite un peu d'organisation.

Jauger le poids de la responsabilité

La première étape à ne pas négliger, est de vous assurer de bien comprendre quelles sont les responsabilités que l'on souhaite vous déléguer. Si vous êtes de nature généreuse, vous aurez tendance à accepter rapidement la demande, sans avoir pris assez de temps pour connaître tous les enjeux de votre engagement.

Or tôt ou tard dans la préparation de l'évènement vous serez peut être confronté à certaines responsabilités dont vous n'aviez pas conscience jusqu'alors... Pire vous pourriez ne pas réussir à les assumer !

Assurez-vous donc d'en savoir le plus possible dès le début pour ne pas vous retrouver déstabilisé. Votre objectif le jour J, est de faire exactement (ou mieux) ce que l'on attend de vous.

Allez, voyons large et prenons le cas où vous tout vous est délégué !

Chef, oui chef (d'orchestre)

Vous voilà donc responsable de ce petit projet musical. Or un projet quel qu'il soit, amène le responsable projet à gérer des gens, un planning, de la logistique et éventuellement un budget... Toute une affaire !

Dans votre cas, les personnes à gérer seront:

• Le demandeur initial du projet,
• Les personnes compétentes à sa réalisation (les musiciens et chanteurs, éventuellement un "ingé son") votre équipe projet en somme,
  
• Le responsable du local où aura lieu votre prestation/vos répétitions,
  
• L'organisateur de l'évènement (qui peut d'ailleurs être le demandeur initial),
  
• Toute autre bonne volonté.
  
  

Au niveau planning: 
RDV et moments clés de la préparation sont à jalonner dans le temps imparti en tenant compte des disponibilités de chacun.

Enfin, au niveau logistique:
Dans l'idée il va vous falloir tout mettre en place pour que le jour J, le chanteur puisse chanter dans un micro et à l'abri de la pluie...

Le contexte est donné. Voici maintenant quelques conseils utiles pour bien vous organiser !

Organisation générale

Le téléphone et les mails sont vos amis. Ce sont vos outils principaux de coordination, tout le monde les maîtrise (évitez les outils exotiques). Ne lésinez pas sur la communication mais visez juste: soyez informatifs et brefs, surtout si votre communication appelle une réponse.

Par quoi commencer ?

   1°/ Par l'approche des personnes ayant une vision globale du projet

Le demandeur initial ou l'organisateur peut déjà vous fournir vos premiers éléments de travail:

• Contact des personnes qui vont œuvrer avec vous ou qui pourront vous aider,
  
• Potentiellement une liste de morceaux à prendre,
  
• Définition du RDV: Jour, lieu et horaire de l'évènement.
• Un déroulé approximatif vous donnant une idée de vos différents moments d'interventions.
  

Si l'évènement est très "ritualisé", vous aurez peut être besoin de creuser davantage le déroulé de l'évènement.
Un RDV s'impose afin d'ajuster le temps et la dynamique de vos interventions (nombre de couplets refrains à prendre, moments de mise en avant ou en retrait de la musique).  Vous affinerez ainsi le déroulé d'un point de vue purement musical. Cela vous rendra plus à même de mener les répétitions avec votre équipe.

2°/ Faire un état des lieux à votre équipe projet

Lors du premier contact (outre les présentations de rigueur) il peut être utile de faire un résumé de ce qu'il vous est donné d'organiser et de fournir un état des moyens et données d'entrées dont vous disposez:

• Nombre des musiciens,
  
• Identification du rôle de chacun,
  
• Déroulé détaillé,
• Jeu de partitions...

Assurez-vous que chacun ait les moyens de bien s'approprier les morceaux avant la rencontre avec le groupe. Mieux, si vous avez peaufiné le déroulé musical, peut être avez vous également une idée plus précise sur la manière d'aborder chacun des morceaux:

• Quels instruments sur quels couplets,

• Quels sont les passages purement instrumentaux, moments et types de nuances de jeu ou d'interprétation, 
• S'il y a lieu de modifier des tonalités pour adapter les morceaux aux chanteurs éventuels de l'assemblée,
  
• S'il y a lieu d'enrichir la progression musicale par un passage à 2 voix etc... 

C'est un plus si vous pouvez faire part de ce genre d'informations aux musiciens avant la première répétition !

Se donner les moyens matériels

Une fois que chacun est au courant du rôle qu'il occupera, il faut leur donner le moyen de jouer ce rôle correctement. On s'attaque à la partie purement logistique du projet en s'assurant que tous les moyens matériels sont là.

1°/ La checklist du matos transportable

Voici un éventail de questions types à se poser:

• Est ce que les musiciens ont ce qu'il faut pour... jouer, mais aussi être sonorisé ?
  
• Ont-ils à leur disposition de quoi poser, porter leur instrument et partitions ?
• Ont-ils les accessoires et autres consommables nécessaires (cordes de rechanges, médiators etc...) ?
  
• Faut-il une mise en scène particulière (des éclairages dynamiques, un thème vestimentaire...) ?
  

A vous de construire une checklist logistique contenant tout le matériel nécessaire à l'évènement, d'identifier et d'essayer de trouver le matériel manquant, d'affecter un responsable à chaque élément.

Dans le cas d'un petit projet (quelques guitaristes, un bassiste, un chanteur), voici une checklist de ce dont vous pourriez avoir besoin. Cette checklist est non exhaustive mais donne néanmoins une idée de la démarche à adopter.

checklist.pdf
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2°/ La logistique immobilière

Faites appel à un agent immobilier... ou presque.
La connaissance de la configuration des lieux et de son responsable est capitale: il ne faudrait pas que le jour J vous trouviez porte clause ou que le matériel sur place ne soit pas compatible avec le vôtre ou encore qu'il n'y ait pas d'électricité ou d'éclairage !

C'est le moment donc de discuter avec le responsable des lieux:

• Quel matériel est à disposition sur place (e.g sono, nombre de micro voix, pupitres etc...),
  
• Disponibilité pour l'accueil de votre équipe, mise à disposition du courant/éclairage,
• Repérage des prises murales, de l'emplacement des musiciens,
  
• Quelles possibilités pour éventuellement "repiquer" des instruments sur la sono,
• Juger de l'acoustique de l'endroit.

Se donner du temps...

... notamment pour les répétitions qui sont nécessaires (mais parfois pas suffisantes :P ). A vous de coordonner les disponibilités de chacun pour planifier la ou les répétition(s) et d'identifier un lieu adéquat.

Si vous le pouvez, essayez de faire la répète en conditions "réelles" à l'endroit de votre évènement. Vous aurez l'avantage du repérage des lieux et de son acoustique et votre installation sera plus rapide le jour J.

De manière générale, c'est mieux de prévoir une répète après l'installation le jour J. En arrivant suffisamment à l'avance, vous pourrez ainsi:

• Vérifier la présence et le fonctionnement du matériel,
  
• Prendre tout votre temps pour optimiser les niveaux, la balance,
  
• Et surtout essayer d'avoir la meilleure coordination possible avec les musiciens pour chaque morceau (rappel du déroulé, des réglages pour les différents morceaux, rappel des parties de chacun).

Note: l'autonomie des participants contribue grandement à la réussite de l'évènement.

Côté transport

Il ne faudrait pas rater votre coup parce qu'un musicien se retrouve sans moyen de transport ! Oui, vous allez aussi devoir vérifier que tout le monde peut embarquer avec son matériel (checklist de rigueur) afin d'éviter ce genre de situation:

Pour cela, il est important de rappeler clairement à chacun:

• L'heure et le lieu précis du RDV,
  
• De vérifier que la capacité d'accueil des véhicules est suffisante pour tout charger (ceux qui ont déjà transporté une batterie, une sono et une paire d'enceintes savent de quoi je parle).
• De prendre et recharger leurs téléphones portables,
• De faire le plein de leur véhicule.

D'autres petits conseils utiles:

• S'il vous reste de la place dans les véhicules, notez qu'un peu de matos de rechange peut parfois vous sauver la mise (e.g un micro de plus, un câble et son pied... sait-on jamais).

• Être sur place 2h à 2h30 à l'avance me semble être un bon compromis (gestion des imprévus et du projet lui-même). Si vous avez bien fait les choses, le jour J vous devriez savoir qui par avec qui, avec quel matériel, où et quand vous devez vous retrouver.

• Ne négligez pas la possibilité d'avoir des gens pour vous aider à transporter le matériel: pour une raison quelconque, il reste parfois quelques centaines de mètres à parcourir fardeau sur le dos. Par ailleurs, vous rencontrerez sans doute quelques pentes et escaliers malvenus.

Le jour J

Un seul objectif: mettre en confiance l'ensemble de l'équipe.
La charge que vous procure le projet ne doit pas vous faire perdre de vue l'humanité, donc les sentiments de vos interlocuteurs ! Aussi, la montée d'adrénaline de l'évènement se vit plus ou moins bien suivant les personnes dont vous serez responsable.

Prenez le temps d'une vraie rencontre, de discuter entre vous.

Les musiciens apprécieront que leurs inquiétudes soient prises en compte. Cela passe par exemple par:

• La répétition des parties qui leur pose problème,
• Trouver des solutions de contournement des difficultés en utilisant au mieux les compétences de chacun.
  
• Certains sont rassurés lorsqu'on leur fait signe au moment d'intervenir.
  
• Le chanteur pourrait demander à ce qu'on lui donne discrètement la tonalité.
  
• Si cela n'a pas été fait avant, distribuez un déroulé avec les précisions sur chaque morceau.
• Distribuez des sourires et de la reconnaissance pour le travail accompli.

Si les participants prennent autant de plaisir que votre auditoire, alors vous aurez tenu vos engagements !
Bon courage !

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